ಕಚೇರಿಯ ಸಂಘಟನೆ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆ

ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ಅದರ ಕಚೇರಿ ಸಲ್ಲಿಸುವ ಸೇವೆ ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದು. ಅದರ ಸಂಘಟನೆ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆಗಳ ಸ್ವರೂಪವೇ ಈ ಸೇವೆ ಎಷ್ಟರಮಟ್ಟಿಗೆ ಸಾರ್ಥಕ ಅಥವಾ ಸಮರ್ಪಕ ಎಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಣಯಿಸುವ ಅಂಶ. ಕಚೇರಿಯ ಕಾರ್ಯಭಾರ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾದದ್ದೆಂದೂ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರಗಳನ್ನಿಡುವುದಷ್ಟೇ ಅದರ ಹೊಣೆಯೆಂದೂ ಭಾವನೆಯಿದ್ದ ಕಾಲವೊಂದಿತ್ತು. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉನ್ನತ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಾಹಕರಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಅದು ಸೇವೆ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತಿತ್ತು. ಆದರೆ ಈಚಿನ ವರ್ಷಗಳಲ್ಲಿ ಈ ನಿಲುವಿನಲ್ಲಿ ಬದಲಾವಣೆಯಾಗಿದೆ. ಅದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ವ್ಯವಹಾರದ ಚಲನಾತ್ಮಕ ಅಂಗ; ಒಟ್ಟು ಉತ್ಪಾದಕತೆಯಲ್ಲಿ ಅದರದೂ ನೇರ ಪಾತ್ರವುಂಟು ಎಂಬ ಅರಿವು ಈಚೆಗೆ ಮೂಡುತ್ತಿದೆ. ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕಾಗಿರುವ ಕೆಲಸದ ಯೋಜನೆ, ಸಂಘಟನೆ, ಉಪಕ್ರಮಣ ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಣಗಳು ಕಚೇರಿಯಿಂದ ಮಾತ್ರ ಸಾಧ್ಯ. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹಣಕಾಸಿನ ವ್ಯವಹಾರದ ನಿರ್ವಹಣೆಯೇ ಅಲ್ಲದೆ ಉತ್ಪಾದನೆಯ ಮತ್ತು ಕೊಳ್ಳುವ-ಮಾರುವ ವಿಭಾಗಗಳಿಗೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ಅಂಕಿ-ಅಂಶಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ, ಸಂಕಲಿಸಿ, ವಿಂಗಡಿಸಿ, ಇವು ಬೇಕಾದಾಗ, ಅರ್ಥವಾಗುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ, ಒದಗಿಸುವ ಕಾರ್ಯವೂ ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯ ಕೆಲಸ. ಲೆಕ್ಕಪತ್ರಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥೆ, ಪಡಿಯಚ್ಚುಗಳ ತಯಾರಿಕೆ-ಇವೂ ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಿಸಬೇಕಾದ ಕರ್ತವ್ಯಗಳೇ. ವಿಮೆ, ಬ್ಯಾಂಕಿಂಗ್ ಮುಂತಾದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಕಚೇರಿಯ ಪಾತ್ರದ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯದ ಅರಿವಾಗಿರುವುದರಿಂದ ಈ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಕಚೇರಿಯ ಆಡಳಿತ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಗಮನ ಕೂಡಲಾಗಿದೆ. ಆದರೆ ಎಲ್ಲ ಉದ್ಯಮಗಳೂ ಕಚೇರಿಯ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯವನ್ನು ಇನ್ನೂ ಅರಿತುಕೊಂಡಿಲ್ಲ.

ಕಿಲಿಯನ್ ಕೋರ್ಟ್‌ಗಿಂತ ಮೇಲ್ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಸ್ಥಿತವಾಗಿರುವ MITಯ ಕಟ್ಟಡ 10 ಮತ್ತು ದೊಡ್ಡ ಗುಮ್ಮಟದಂಥ ಮಹಲು

ಆಡಳಿತಯಂತ್ರ

ಆಡಳಿತಯಂತ್ರ ಅಯಸ್ಕಾಂತವಿದ್ದಂತೆ. ಇದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಅನೇಕ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಆಕರ್ಷಿಸಿ ಒಂದು ಗೊತ್ತಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನಡೆಯುವಂತೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಈ ರೀತಿಯ ಸೌಹಾರ್ದ ಇಲ್ಲದಿದ್ದ ಪಕ್ಷದಲ್ಲಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕೆಲಸಕಾರ್ಯಗಳಲ್ಲಿ ಅನೇಕ ಅಡೆತಡೆಗಳಾಗುತ್ತವೆ. ಸಾಮಾನ್ಯ ಆಡಳಿತದ ನಿಯಮಗಳೇ ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯವಾದ ಆಡಳಿತಕ್ಕೂ ಅನ್ವಯವಾಗುತ್ತವೆಯೆನ್ನಬಹುದು. ಕಚೇರಿಯ ಸಂಘಟನೆಯಲ್ಲಿ ಅಂಶಗಳು ಮೂರು: 1 ಕಚೇರಿಯ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನ, 2 ಉಪಕರಣಗಳ ಅಳವಡಿಕೆ ಮತ್ತು 3 ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಅಥವಾ ಸೌಕರ್ಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆ. ಈ ಮೂರೂ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಹೊಂದಿಸಿದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಕಚೇರಿಯ ಆಡಳಿತ ಸುಸೂತ್ರವಾಗಿ ಮುಂದುವರಿಯುತ್ತದೆ. ಕಚೇರಿಯ ಆಡಳಿತಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯಕ್ತಿಗತ ಭಾವನೆಗಳಿಗಿಂತ ವಸ್ತುನಿಷ್ಠೆಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಹತ್ತ್ವ ನೀಡಬೇಕು. ಹೀಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಕಚೇರಿಯ ಸುವ್ಯವಸ್ಥೆ ಸಾಧ್ಯ, ತಪ್ಪು ಸಂಭವಿಸಿದಾಗ ಅದನ್ನು ತಿದ್ದುವುದು ಸುಲಭ. ಹೀಗೆ ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯೇ ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನ.

ಕಚೇರಿಯ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನ

ಯಾವುದಾದರೊಂದು ಹೊಸ ಸಂಸ್ಥೆಯನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಿದಲ್ಲಿ ಅದರ ಕಚೇರಿಯನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಿಸುವ ಕೆಲಸ ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಯದು. ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ ಆತ ತನ್ನ ಕಚೇರಿಯ ಆವಶ್ಯಕತೆಗಳೇನೆಂಬುದನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಅನಂತರ ಆ ಆವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಯಾರು, ಹೇಗೆ, ಎಷ್ಟರ ಮಟ್ಟಿಗೆ ಪುರೈಸಬಲ್ಲರೆಂಬ ಬಗ್ಗೆ ಮನಸ್ಸನ್ನು ಹರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಅದೂ ಅಲ್ಲದೆ, ಕಚೇರಿಯ ಸಲಕರಣೆಗಳ ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಆಯ್ಕೆಯ ಬಗ್ಗೆ ವಿಶದವಾಗಿ ಆಲೋಚಿಸಿ ವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ಕಚೇರಿಯ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನದ ಬಗ್ಗೆ ಹೆಚ್ಚುಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಗಮನ ಹರಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಾರೆ. ಕಚೇರಿಯ ವಿನ್ಯಾಸ, ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆ, ಕಾರ್ಯಮಾಪನ, ಕಾರ್ಯದ ಸರಳೀಕರಣ, ಕಾರ್ಯದ ವೇಳೆಯ ಮತ್ತು ಚಲನೆಯ ಅಧ್ಯಯನ (ಟೈಂ ಅಂಡ್ ಮೋಷನ್ ಸ್ಟಡಿ)-ಶಿಷ್ಟಪದ್ಧತಿ (ಸ್ಯಾಂಡರ್ಡ್ಪ್ರಾಕ್ಟೀಸಸ್), ತನಿಖೆ ಮತ್ತು ವೆಚ್ಚನಿಯಂತ್ರಣ (ಕಾಸ್ಟ್‌ ಕಂಟ್ರೋಲ್)-ಇವು ಮುಖ್ಯವಾಗಿ ಗಮನಿಸಬೇಕಾದ ಅಂಶಗಳು.

1. ಕಚೇರಿಯ ವಿನ್ಯಾಸ

ಇದರಲ್ಲಿ ಪ್ರಮುಖವಾಗಿ ನಿರ್ಧರಿಸಬೇಕಾದ ಅಂಶವೆಂದರೆ, ಪ್ರತಿಯೊಂದು ವಿಭಾಗಕ್ಕೂ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ಉದ್ಯೋಗಿಗೂ ಬೇಕಾಗಬಹುದಾದ ಸ್ಥಳ. ಹೀಗೆ ನಿರ್ಧರಿಸಿದ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಇರಬೇಕಾದ ಕಿಟಕಿ ಬಾಗಿಲುಗಳ ಮತ್ತು ಇತರ ಸಾಧನಗಳ ಬಗ್ಗೆಯೂ ಯೋಚಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನಿಕಟಸಂಬಂಧವಿರುವ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಅಕ್ಕಪಕ್ಕಗಳಲ್ಲೇ ಇರುವಂತೆ ಸ್ಥಾಪಿಸಬೇಕು (ಉದಾ: ಹಣಕಾಸು ವಿಭಾಗ, ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕ ವಿಭಾಗ). ಅದೂ ಅಲ್ಲದೆ ಕೆಲವು ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಸಾರ್ವಜನಿಕರು ಸುಲಭವಾಗಿ ಉಪಯೋಗಿಸುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸ್ಥಾಪಿಸಬೇಕು (ಉದಾ: ಹಣಕಾಸು ವಿಭಾಗ, ಮಾರಾಟ ವಿಭಾಗ). ಕೆಲವು ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಸಾರ್ವಜನಿಕರಿಂದ ದೂರವಿಡಲೂಬೇಕು (ಉದಾ: ಕಾಗದಪತ್ರಗಳ ವಿಭಾಗ). ಹೀಗೆ ಕಚೇರಿಯ ವಿನ್ಯಾಸವನ್ನು ಮೊದಲು ತಯಾರಿಸಿ ಅನಂತರ ಕಚೇರಿಯನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೊಳಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಕು. ಕಚೇರಿಯ ಕಾರ್ಯದಕ್ಷತೆ ಬಹಳ ಮಟ್ಟಿಗೆ ಅದರ ವಿನ್ಯಾಸವನ್ನೇ ಅವಲಂಬಿಸಿದೆಯೆಂದರೆ ತಪ್ಪಾಗಲಾರದು. ವಿಭಾಗದಿಂದ ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ಹೆಚ್ಚು ಅಂತರವಿದ್ದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ತಮ್ಮ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲವನ್ನು ವಿಭಾಗಗಳಿಗೆ ಹೋಗಿ ಬರುವುದರÀಲ್ಲೇ ಕಳೆಯುತ್ತಾರೆ. ಇದರಿಂದಾಗಿ ಕೆಲಸ ನಿಧಾನವಾಗಿ ಸಾಗುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುವಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಯ ಪಾತ್ರ ಹಿರಿದಾದುದು.

೨. ವೇಳಾನಿರ್ಣಯ

ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸ ಸುಸೂತ್ರವಾಗಿ ನಡೆಯಬೇಕಾದರೆ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಕಾಣುವ ವಿಳಂಬನೀತಿಯನ್ನು ತೊಡೆದುಹಾಕಬೇಕು. ಆಗ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಂದ ಹೆಚ್ಚುಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಉತ್ತಮ ಕೆಲಸ ಪಡೆಯಬಹುದು ಯಾವ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಎಷ್ಟು ಕಾಲ ಬೇಕೆಂಬುದನ್ನು ಮೊದಲೇ ಅಂದಾಜು ಮಾಡಬೇಕು. ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಸರಿಯಾದ ಸಲಕರಣೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಿ, ಕಾಲ ವಿಳಂಬವಾಗದಂತೆ ಎಲ್ಲ ಸೌಲಭ್ಯಗಳನ್ನೂ ಒದಗಿಸುವುದೂ ಉಸ್ತುವಾರಿ ಮಾಡುವುದೂ ಆವಶ್ಯ.

3. ಕಾರ್ಯಮಾಪನ

ಯಾವುದೇ ಕೆಲಸವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವ ಮೊದಲು ಅದರ ಮಾಪನ ಮಾಡಬೇಕು. ಇದರ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿಸುವ ರೀತಿಯನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಬೇಕು. ಈ ಮಾಪನ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕೆಲಸದ ಗುಣದ ಬಗ್ಗೆಯಾಗಲಿ ಮೊತ್ತದ ಬಗ್ಗೆಯಾಗಲಿ ಇರಬಹುದು; ಕೆಲವು ಸಮಯಗಳಲ್ಲಿ ಈ ಎರಡರ ಬಗ್ಗೆಯೂ ಇರಬಹುದು.

4. ಕಾರ್ಯದ ಸರಳೀಕರಣ

ಕೆಲಸವನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸಿ ಸರಿಯಾದ ಮತ್ತು ಸುಲಭವಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಮಾಡುವ ವಿಧಾನವೂ ಮುಖ್ಯ. ಕೆಲವು ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸಬಹುದು ಅಥವಾ ತೆಗೆದು ಹಾಕಬಹುದು. ಈ ರೀತಿ ಮಾಡುವಾಗ ಹಿಂದಿನ ಅನುಭವ ಹೆಚ್ಚು ಉಪಯೋಗಕ್ಕೆ ಬರುತ್ತದೆ. ಬಿಕರಿ ಪಟ್ಟಿಯ ರಚನೆ, ಟೆಲಿಫೋನ್ ಬಳಕೆ, ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ನಿರ್ವಹಣೆ, ಪತ್ರಸಂಗ್ರಹಣೆ, ನಕಲು ರಚನೆ-ಮುಂತಾದ ನಾನಾ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಅನಾವಶ್ಯಕವಾಗಿ ಬೆಳೆಸುವುದೂ ಮಾಡಿದ್ದನ್ನೇ ಮಾಡುವುದೂ ಉಂಟು. ಸೂಕ್ತ ಪರಿಶೀಲನದಿಂದ ಇವನ್ನೆಲ್ಲ ನಿವಾರಿಸುವುದು ಸಾಧ್ಯ.

5. ಚಲನೆಯ ಅಧ್ಯಯನ

ಉದ್ಯೋಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಾಗ ಕೆಲವು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ರೀತಿಗಳಲ್ಲಿ ಅಂಗಚಲನೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಅತಿಯಾದ ಅಥವಾ ಅನಾವಶ್ಯಕವಾದ ಅಂಗಚಲನೆಯಿಂದ ಬಳಲಿಕೆಯಾಗುವುದು ಸಹಜ. ಒಂದೇ ಬಗೆಯ ಕೆಲಸವನ್ನು ಹಲವು ಸಾರಿ ಮಾಡಿದಾಗ ಆ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಪರಿಣತೆ ಪ್ರಾಪ್ತವಾಗಿ ಅನಾವಶ್ಯಕವಾದ ಚಲನೆಯೂ ಕಡಿಮೆಯಾಗುತ್ತದೆ. ಅನಾವಶ್ಯಕವಾದ ಹಲವಾರು ಚಲನೆಗಳ ಬದಲು ಹವಣಾದ ಕೆಲವೇ ಚಲನೆಗಳನ್ನು ಆಲೋಚಿಸಿ ಅಳವಡಿಸುವುದೂ ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನೆಯ ಒಂದು ಮುಖ್ಯ ಅಂಶ.

6. ಕಾಲದ ಅಧ್ಯಯನ

ಕಾಲದ ಅಧ್ಯಯನವೂ ಚಲನೆಯ ಅಧ್ಯಯನದಷ್ಟೇ ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದು, ಕೆಲಸವನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸಿ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಚಲನೆಯ ನಿಷ್ಕರ್ಷೆ ಮಾಡಿದ ಮೇಲೆ ಒಂದು ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ಕಾಲವೆಷ್ಟೆಂಬುದನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸಬೇಕು. ಹೀಗೆ ಮಾಡಬೇಕಾದರೆ ಆ ಕೆಲಸದ ನಾನಾ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಒಂದೊಂದಕ್ಕೂ ಅಗತ್ಯವಾದ ಕಾಲವೆಷ್ಟೆಂಬುದನ್ನು ಗುರುತಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಆದರೆ ಎಲ್ಲ ಕಾಲದಲ್ಲೂ ಒಂದೇ ಬಗೆಯಲ್ಲಿ ಶ್ರಮ ವಿನಿಯೋಗ ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲವೆಂಬುದನ್ನೂ ಅರಿಯಬೇಕು. ಆದ್ದರಿಂದ ಇವನ್ನೆಲ್ಲ ಗಮನದಲ್ಲಿಟ್ಟು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕ್ರಿಯೆಗೂ ಕಾಲನಿರ್ಧಾರ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇದು ದೀರ್ಘವಾದ ಅಧ್ಯಯನದಿಂದ ಸಾಧ್ಯ.

7. ಶಿಷ್ಟ ಕ್ರಮ

ಹೀಗೆ ಮೇಲೆ ಹೇಳಿದ ವಿಷಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ದೀರ್ಘವಾಗಿ ಆಲೋಚಿಸಿ ಅಭ್ಯಸಿಸಿದ ಮೇಲೆ, ಸೂಕ್ತ ನಿಯಮಾವಳಿಯನ್ನು ತಯಾರಿಸಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಹಂಚಬೇಕು. ಇದರಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ರೀತಿಯನ್ನು ವಿಶದವಾಗಿ ವಿವರಿಸಲಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಹೊಸ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಈ ಬಗೆಯ ನಿಯಮಾವಳಿ ಬಹಳ ಸಹಾಯಕ.

8. ಕೆಲಸದ ತನಿಖೆ ಅಥವಾ ಪರಿಶೀಲನೆ

ನಿಯಮಾವಳಿಯನ್ನು ತಯಾರಿಸಿ ಅಭ್ಯಾಸಕ್ಕೆ ಕೊಟ್ಟ ಮೇಲೆ, ನಿರ್ಧಾರಿತ ಕೆಲಸ ಈ ಪ್ರಕಾರದಲ್ಲೆ, ಇಲ್ಲಿ ವಿವರಿಸಿದ ರೀತಿಯಲ್ಲೆ, ಆಗುತ್ತಿದೆಯೇ ಇಲ್ಲವೇ ಎಂಬ ಬಗ್ಗೆ ತನಿಖೆ ಮಾಡಬೇಕು. ಹೀಗೆ ಆಗಾಗ್ಗೆ ಪರಿಶೀಲನೆ ನಡೆಸುವುದರಿಂದ ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ಕಂಡುಹಿಡಿಯಬಹುದು. ಮತ್ತೇನಾದರೂ ತೊಂದರೆಗಳಿದ್ದಲ್ಲಿ ಅವನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸುವುದಕ್ಕೂ ಇದು ಸಹಾಯಕವಾಗುತ್ತದೆ.

9. ವೆಚ್ಚನಿಯಂತ್ರಣ

ಕೆಲಸವನ್ನು ಅತಿ ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ಮತ್ತು ಅತಿ ಕಡಿಮೆ ಖರ್ಚಿನಲ್ಲಿ ಮಾಡುವಂತೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಕೆಲಸ ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಯದು. ವೆಚ್ಚ ಏರದಂತೆ ಎಚ್ಚರ ವಹಿಸಬೇಕು. ಮೇಲೆ ಹೇಳಿದ ಎಲ್ಲ ಕೆಲಸಗಳನ್ನೂ ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿಯಾಗಲಿ ಆತನ ಸಹಾಯಕರಾಗಲಿ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಅಲ್ಲದೆ ದೊಡ್ಡ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ ಈ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಬೇರೆ ಒಂದು ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ವಹಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಆ ವಿಭಾಗ ಆಗಾಗ್ಗೆ ಸಂಶೋಧನೆ ನಡೆಸಿ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತದೆ.

ಕಚೇರಿಯ ಉಪಕರಣ

ಕಚೇರಿಯ ಆಡಳಿತ ವಿಚಾರದಲ್ಲಿ ಎರಡನೆಯ ಸ್ಥಾನ ಪಡೆಯಬೇಕಾದ ಅಂಶವೆಂದರೆ, ಕಚೇರಿಯ ಉಪಕರಣ, ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿ ತನ್ನ ಕಚೇರಿಗೆ ಬೇಕಾದ ಸಲಕರಣೆಗಳನ್ನು ಅತ್ಯಂತ ನಿಷ್ಠೆಯಿಂದ ಆರಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಅಲ್ಲದೆ ಅಣಿಕಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ (ಫರ್ನಿಚರ್) ಪ್ರತಿಯೊಂದನ್ನೂ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಲಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಆಧುನಿಕ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಅಣಿಕಟ್ಟು ಮಾತ್ರವೇ ಅಲ್ಲದೆ ಯಂತ್ರಗಳ ಬಳಕೆಯೂ ಹೆಚ್ಚುತ್ತಿದೆ. ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿ ತನ್ನ ಕಚೇರಿಗೆ ಬೇಕಾಗಬಹುದಾದ ಯಂತ್ರಗಳ ಒಂದು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಿ ಅವುಗಳ ಬೆಲೆಯನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಅದೂ ಅಲ್ಲದೆ ಯಾವ ಯಂತ್ರವನ್ನೇ ಆಗಲಿ, ಕೊಳ್ಳುವ ಮೊದಲು ಅದರ ಬಳಕೆ ಮತ್ತು ಉಪಯೋಗದ ಬಗ್ಗೆ ಯೋಚಿಸಿ ಅದಕ್ಕೆ ತಗಲುವ ವೆಚ್ಚದ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಸರಿಯಾಗಿ ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವೇ ಇಲ್ಲವೆ, ಅಥವಾ ಅದು ಕಚೇರಿಗೆ ಭೂಷಣಪ್ರಾಯವಾಗಿ ಮಾತ್ರ ಇರುತ್ತದೆಯೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಕಂಡುಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಯಥಾಕಾಲದಲ್ಲಿ ಅದನ್ನು ದುರಸ್ತಾಗಿಟ್ಟಿರುವಂತೆ ಸೂಕ್ತ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡಬೇಕು.ಕಚೇರಿಗೆ ಬಂದು ಹೋಗುವ ಪತ್ರಗಳ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ಇಡುವ ಕೆಲಸವೂ ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದು. ಇದಕ್ಕಾಗಿ ಸರಿಯಾದ ಪತ್ರಕೋಶಗಳ ಆಯ್ಕೆಯಾಗಬೇಕು. ಆಧುನಿಕ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಅನೇಕ ಹೊಸ ಮಾದರಿಯ ಪತ್ರ ಕೋಶಗಳನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು. ಅಲ್ಲದೆ ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿರಬಹುದಾದ ಮೈಕ್ರೊಫಿಲಂಗಳಿಗಾಗಿ ಸರಿಯಾದ ಪತ್ರಕೋಶ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಾಗಬೇಕು.

ಕಚೇರಿಯ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನ

ಕಚೇರಿಯ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನದಲ್ಲಿ ಇನ್ನೂ ಅನೇಕ ಸಲಕರಣೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕನ ಗಮನ ಹರಿಯಬೇಕು. ಲೇಖನಸಾಮಗ್ರಿ (ಸ್ಟೇಷನರಿ), ಶಬ್ದನಿರೋಧಕ ಸಾಧನಗಳು (ಉದಾ: ಮ್ಯಾಟಿಂಗ್ ಕಾರ್ಪೆಟ್), ವಿಭಾಗ ಗೋಡೆಗಳು, ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು ಇಡಲು ಕಪಾಟುಗಳು, ಕಾಗದಗಳನ್ನು ಇಡುವ ತಟ್ಟೆಗಳು ಮುಂತಾದವು. ಇವುಗಳ ಆಯ್ಕೆಯಲ್ಲಿ ಸಹಾಯಕ ವಾಗಲೆಂದು ಅಮೆರಿಕದಲ್ಲಿ ಸಲಕರಣೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಒಂದು ವಿಶದವಾದ ಪುಸ್ತಕವನ್ನೇ ಹೊರಡಿಸಲಾಗಿದೆ. ಈ ಪುಸ್ತಕದಿಂದ ಅವುಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಅನೇಕ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು.ಕಚೇರಿಯ ಬಳಕೆಗೆ ಬೇಕಾಗುವ ಲೇಖನಸಾಮಗ್ರಿ ಮತ್ತು ಅದರ ಸರಬರಾಜೂ ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ. ಇವು ಗಾತ್ರದಲ್ಲಿ ಚಿಕ್ಕವಾದರೂ ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಪ್ರಮುಖ ಪಾತ್ರವಹಿಸುತ್ತವೆ. ಕಡಿಮೆ ವೆಚ್ಚದ ಸಾಮಗ್ರಿಯನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಕಡಿತ ಉಂಟಾಗಬಹುದು ಅಥವಾ ಗುಣಮಟ್ಟ ಕಡಿಮೆಯಾಗಬಹುದು. ಸೀಸದ ಕಡ್ಡಿ, ಮಸಿ, ಕ್ಲಿಪ್ಪುಗಳು ರಬ್ಬರಿನ ಹಿಡಿಕೆಗಳು, ಕಾಗದ, ಕಾರ್ಬನ್ ಪೇಪರ್, ಬೆರಳಚ್ಚು ಯಂತ್ರದ ಟೇಪು, ಲಕೋಟೆ, ಕ್ಯಾಲೆಂಡರು (ಗೋಡೆ ಮತ್ತು ಟೇಬಲ್), ಮೆಮೊ ಪುಸ್ತಕ ಇವು ಮುಖ್ಯವಾದ ಕೆಲವು ಮುಖ್ಯಾಧಿಕಾರಿ ಸರಿಯಾಗಿ ಎಚ್ಚರ ವಹಿಸಿದಲ್ಲಿ ಈ ಪದಾರ್ಥಗಳ ಬಳಕೆಯನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸಬಹುದು. ಇದರಿಂದ ಆಗುವ ಉಳಿತಾಯ ಅಲ್ಪವೇನಲ್ಲ. ಹವಣರಿತ ಧಾರಾಳವೇ ಇಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯ ಸೂತ್ರ.

ಸಿಬ್ಬಂದಿ

ಆಧುನಿಕ ಕಚೇರಿಯ ನಿರ್ವಹಣೆಯಲ್ಲಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಪಾತ್ರ ಅತ್ಯಂತ ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದು. ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ಅಧಿಕಾರಿಯೂ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಜೊತೆಗೆ ಮತ್ತು ಅದರ ಮೂಲಕ ಕೆಲಸ ತೂಗಿಸುವ ಸಮಸ್ಯೆಯನ್ನು ಎದುರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಸಾಮಾನ್ಯ; ಮತ್ತೆ ಕೆಲವು ತಾಂತ್ರಿಕ ಕಚೇರಿಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವಂತೆ ಮಾಡುವ ಹೊಣೆ ಗುರುತರವಾದದ್ದು.ನುರಿತ ಮತ್ತು ದೂರಾಲೋಚನೆಯ ಅಧಿಕಾರಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಆಯ್ಕೆಯಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚು ಜಾಗರೂಕನಾಗಿರುತ್ತಾನೆ. ಅಭ್ಯರ್ಥಿಗಳ ಆಯ್ಕೆ ಮೊಟ್ಟಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ ಬರೆವಣಿಗೆಯ ಪರೀಕ್ಷೆಯ ಮೂಲಕ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಇದರಲ್ಲಿ ತೇರ್ಗಡೆಯಾದವರನ್ನು ಮುಂದೆ ಸಂದರ್ಶನಕ್ಕೆ ಕರೆಯಲಾಗುವುದು. ಅನಂತರ ಆಯ್ಕೆಯಾದ ಅಭ್ಯರ್ಥಿಗಳನ್ನು ದೇಹಾರೋಗ್ಯ ಪರೀಕ್ಷೆಗೆ ಒಳಪಡಿಸಲಾಗುವುದು. ಹೀಗೆ ಎಲ್ಲ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲೂ ಸರಿಯೆಂದು ಕಂಡು ಬಂದ ಅಭ್ಯರ್ಥಿಯನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಲಾಗುವುದು. ಆಯ್ಕೆಯಾದ ಮೇಲೆ ಅಭ್ಯರ್ಥಿಯ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ಹಿರಿಯ ಅಧಿಕಾರಿಯಾಗಲಿ ಆತನ ಕೆಳಗಿನವರಾಗಲಿ ಹಿತವಚನ ನೀಡುವರು. ಅದೂ ಅಲ್ಲದೆ ಮುಂದೆ ಕೆಲವು ಕಾಲ ಅಭ್ಯರ್ಥಿಯ ನಡೆನುಡಿ, ಆತ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ರೀತಿ-ಇವನ್ನು ಅವರು ನೋಡುತ್ತಿರುತ್ತಾರೆ. ಹೊಸ ಉದ್ಯೋಗಿಯಾದವನು ಉತ್ತಮ ಕೆಲಸದ ಮೂಲಕ ತನ್ನ ಮೇಲಧಿಕಾರಿಯ ಮೇಲೆ ಪ್ರಭಾವ ಬೀರಬೇಕು ಮತ್ತು ತನ್ನ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ಉತ್ತಮ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಕಲಿತುಕೊಳ್ಳಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಬೇಕು.ಕೆಲವು ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ ಹೊಸ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ವಿಶೇಷ ಶಿಕ್ಷಣವನ್ನು ಸಹಕೊಡುತ್ತಾರೆ. ಈ ರೀತಿಯ ಶಿಕ್ಷಣ ಕೆಲವು ವಾರಗಳಿಂದ ಹಿಡಿದು ಹಲವು ತಿಂಗಳುಗಳವರೆಗೆ ನಡೆಯಬಹುದು. ಈ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಆತನಿಗೆ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆಯಲ್ಲದೆ ಆತನಿರುವ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಮತ್ತು ಅದರ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಗುರಿಗಳ ಬಗ್ಗೆಯೂ ಶಿಕ್ಷಣ ಕೊಡಲಾಗುವುದು. ಈ ಎಲ್ಲ ತರಬೇತಿಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹಿರಿಯಧಿಕಾರಿಯ ನೇತೃತ್ವದಲ್ಲಿ ನಡೆಯುತ್ತದೆ.

ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾನಿಲಯದಲ್ಲಿ ಶಿಕ್ಷಣ

ಒಬ್ಬ ಹೊಸ ಉದ್ಯೋಗಿ ಶಾಲೆಯಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾನಿಲಯದಲ್ಲಿ ಶಿಕ್ಷಣ ಪಡೆದಿದ್ದರೂ ಅದರ ಹೆಚ್ಚು ಭಾಗ ತನ್ನ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಪುರ್ತಿ ಸಹಾಯಕವಾಗದೆ ಇರಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸೇರಿದ ಮೇಲೆ ಆ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ವಿಷಯ ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳಲು ಆತ ಪ್ರಯತ್ನಪಡಬೇಕು. ಅದೂ ಅಲ್ಲದೆ ಇಂದು ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ಶಿಕ್ಷಣ ನೀಡುವ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ ಶಿಕ್ಷಣಸಂಸ್ಥೆಗಳು (ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್ ಇನ್ಸ್‌ಟಿಟ್ಯೂಟ್) ಇವೆ. ಈ ಶಿಕ್ಷಣ ಪಡೆದ ಅಭ್ಯರ್ಥಿಗಳು ಕಚೇರಿಗೆ ದೊರಕಿದಲ್ಲಿ ಅವರಿಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಶಿಕ್ಷಣ ಕೊಡಿಸುವ ಕೆಲಸ ತಪ್ಪುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು ಅವರು ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಬಹಳ ಬೇಗ ಹೊಂದಿಕೊಂಡು ಹೋಗುತ್ತಾರೆ. ವಾಣಿಜ್ಯ ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥಾಪನ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ತರಬೇತಿ ಹೊಂದಿದವರನ್ನೆ ಆಯ್ಕೆಮಾಡುವುದು ಈಗ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗುತ್ತಿದೆ.

ಕಚೇರಿಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಸಮಸ್ಯೆ

ಕಚೇರಿಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಇರುವ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯವಾದವುಗಳೆಂದರೆ, ಅವರ ಕೆಲಸದ ಕಾಲ, ರಜಾದಿನಗಳು, ವಿರಾಮಕಾಲ, ಶಿಸ್ತು, ಉಡುಪು, ಬಡ್ತಿ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಫಲ. ಇವುಗಳಲ್ಲಿರುವ ತೊಂದರೆಗಳನ್ನು ನಿವಾರಿಸುವುದಕ್ಕಾಗಿ ಗ್ರಂಥಾಲಯ ಉಪಾಹಾರ ಮತ್ತು ಭೋಜನಗೃಹ ಮತ್ತು ಕ್ರೀಡಾ ಕೇಂದ್ರಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲು ಅನುಮತಿ ಕೊಡಬೇಕಾಗಬಹುದು ಅಥವಾ ಅವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲು ತಾನೇ ಪ್ರಯತ್ನ ಮಾಡಬಹುದು. ಅದೂ ಅಲ್ಲದೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಜನರ ಆರೋಗ್ಯದ ಬಗ್ಗೆಯೂ ಗಮನ ಹರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇವುಗಳಿಂದಾಗಿ ಮೇಲೆ ಹೇಳಿದ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು ಹೆಚ್ಚುಕಡಿಮೆ ಪರಿಹಾರವಾಗುತ್ತವೆ. ಇವೇ ಅಲ್ಲದೆ ಇಂದಿನ ಪ್ರಪಂಚದಲ್ಲಿ ಕಾಣಬರುವ ಮತ್ತೊಂದು ಸಮಸ್ಯೆ ಎಂದರೆ ನೌಕರರ ಸಂಘ. ಅಧಿಕಾರಿ ಅದರೊಡನೆಯೂ ಸರಿಯಾಗಿ ವರ್ತಿಸಿ ಅದರ ಸಹಕಾರ ಗಳಿಸಬೇಕು.ಸಿಬ್ಬಂದಿಯಿಂದ ಸಂಪುರ್ಣ ಸಹಕಾರ ಪಡೆಯಲು ಮತ್ತು ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚು ಗಮನ ಕೊಡುವಂತೆ ಮಾಡಲು ಸಿಬ್ಬಂದಿವರ್ಗದ ಮನಸ್ಸನ್ನು ಅರಿಯಬೇಕು, ಅವರಲ್ಲಿ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಅಭಿಮಾನ ಮೂಡುವಂತೆ ಮಾಡಬೇಕು ಇದಕ್ಕಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆ ತನ್ನದೇ ಆದ ನಿಯತಕಾಲಿಕ ಪ್ರಕಟಣೆಯ ಮೂಲಕ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸಾಧನೆ ಮತ್ತು ಮುಂದಿನ ಬೆಳೆವಣಿಗೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಬಹುದು. ಇದನ್ನು ಓದುವುದರಿಂದ ಉದ್ಯೋಗಿ ಹೆಚ್ಚು ಆಕರ್ಷಿತನಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಾಗಿ ನಿಷ್ಠೆಯಿಂದ ದುಡಿಯುತ್ತಾನೆ.

ಕಚೇರಿಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆ

ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಜನಕ್ಕೆ ಸಂಬಳವೇ ಅಲ್ಲದೆ ಅವರಿಗೆ ಅನೇಕ ಉತ್ತೇಜಕಗಳನ್ನೂ ಕೊಡಬಹುದು. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಲಾಭದಲ್ಲಿ ಪಾಲು, ನಿವೃತ್ತಿವೇತನ, ಹೆಚ್ಚು ಶಿಕ್ಷಣಕ್ಕೆ ಸಹಾಯ, ಉಳಿತಾಯ ಯೋಜನೆಗಳಿಗೆ ನೆರವು, ವೈದ್ಯಕೀಯ ಸಹಾಯ ಮುಂತಾದವು ಕೆಲವು ಉತ್ತೇಜಕಗಳು.ಇಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ, ಕಚೇರಿಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥ ತನ್ನ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಂದಲೂ ಸಲಹೆಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲು ಮುಂದಾಗುತ್ತಾನೆ. ಹೀಗೆ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ನೀಡಿದ ಸಲಹೆಗಳ ಉತ್ತಮವಾಗಿದ್ದು, ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸಹಾಯಕವಾಗಿದ್ದ ಪಕ್ಷದಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಖರ್ಚನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವಲ್ಲಿ ಸಹಾಯ ಮಾಡಿದಲ್ಲಿ ಸಲಹೆ ನೀಡಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಬಹುಮಾನ ನೀಡಬಹುದು. ಇದರಿಂದಾಗಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವರ್ಗದಲ್ಲಿ ಒಂದು ರೀತಿಯ ಕಾರ್ಯಪರತೆಯುಂಟಾಗುತ್ತದೆ.ಕಚೇರಿಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥನ ಅತಿ ಕ್ಲಿಷ್ಟ ಸಮಸ್ಯೆಯೆಂದರೆ ಮಧ್ಯಮ ವರ್ಗದ ಅಧಿಕಾರಿಗಳ ಆಯ್ಕೆ, ಶಿಕ್ಷಣ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯದಲ್ಲಿ ಅವರ ಹೊಂದಾವಣೆ. ಅನೇಕ ಸಮಯಗಳಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಉತ್ತಮ ಕೆಲಸಗಾರ ಉತ್ತಮ ಆಡಳಿತಗಾರನಾಗಿರಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಅದಕ್ಕೆ ಆತನಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ವಿಶೇಷ ಗುಣಗಳಿರಬೇಕು. ಇವು ಆತನಲ್ಲಿ ಹುಟ್ಟಿನಿಂದ ಬಂದಿರಬಹುದು ಅಥವಾ ಬೆಳೆಸಿಕೊಂಡಂಥವಾಗಿರಬಹುದು. ಅತಿ ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದೆಂದರೆ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಹೊಂದಿಕೊಂಡು ನಡೆದು ಅವರಿಂದ ಕೆಲಸ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು. ಈ ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ಮಧ್ಯಸ್ಥ ಆಡಳಿತಗಾರನ ಕೆಲಸ ಬಹಳ ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದು.ಕಚೇರಿಯ ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯಸ್ಥನ ಸ್ಥಾನ ಅತ್ಯಂತ ಪ್ರಮುಖವಾದದ್ದು. ಕೆಲಸದ ಮುನ್ನಡೆ ಬಹುತೇಕ ಆತನ ಬುದ್ಧಿಶಕ್ತಿ, ನಡೆವಳಿಕೆ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯದಕ್ಷತೆಯನ್ನೇ ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ. ಆತನೇನಾದರೂ ಈ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ಶಕ್ತಿಹೀನನಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಸುಗಮವಾಗಿ ನಡೆಯದೆ ಅನೇಕ ತೊಂದರೆಗಳನ್ನು ಅನುಭವಿಸಬೇಕಾಗಬಹುದು.

ಆಡಳಿತದಲ್ಲಿ ಮಿತವ್ಯಯ

ಕಚೇರಿಯ ವೆಚ್ಚವಿತರಣೆ ಬಹಳ ಮುಖ್ಯ ಅಂಶ. ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಲಾಭ ಹೆಚ್ಚಿಸಲು ಹೆಚ್ಚುಗಳಿಕೆಯಂತೆ ಮಿತವ್ಯಯವೂ ಮುಖ್ಯ. ಕಚೇರಿಯ ಮಿತವ್ಯಯದ ಬಗ್ಗೆ ನಡೆಯುತ್ತಿರುವ ಸಂಶೋಧನೆ ಇಂದು ನಿನ್ನೆಯದಲ್ಲ. ಇದನ್ನು ಸು. 3-4 ಸಾವಿರ ವರ್ಷಗಳಿಂದಲೂ ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ. ಮಿತವ್ಯಯದ ಅಂಶಗಳು ಅನೇಕಾನೇಕ. ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಮುಖವಾದವನ್ನು ಇಲ್ಲಿ ಕೊಡಲಾಗಿದೆ.

ಭೌತಿಕ ಅಂಶಗಳು:

ಮಿತವ್ಯಯದ ಪ್ರಶ್ನೆ ಬಂದಾಗ ದೂರಾಲೋಚನೆ ಇಲ್ಲದ ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳನ್ನು ಕೆಲಸದಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲು ಅಥವಾ ಅವರ ಸಂಬಳವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪ್ರಯತ್ನಿಸುತ್ತಿರುತ್ತಾರೆ. ಇದು ಒಂದು ರೀತಿಯ ತಪ್ಪು ಕಲ್ಪನೆ. ಬೇರೆಲ್ಲ ವಿಧಾನಗಳೂ ವಿಫಲವಾದಾಗ ಕೊನೆಯದಾಗಿ ಮಾತ್ರವೇ ಈ ಕ್ರಮ ಕೈಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಮೊಟ್ಟಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸವನ್ನು ವಿಮರ್ಶಿಸಿದಾಗ ಕಾಣುವ ಅಂಶಗಳೆಂದರೆ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವಿಳಂಬ ವರ್ತನೆ, ಕಾರ್ಯದಲ್ಲಿ ಆಲಸ್ಯ ಮತ್ತು ಪ್ರಯೋಜನಕ್ಕೆ ಬಾರದ ಕೆಲಸದ ನಿರ್ವಹಣೆ. ಇವನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿದಲ್ಲಿ ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸ ಸುಗಮವಾಗಿ ಮತ್ತು ಕಾಲಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಮುಂದುವರಿಯುತ್ತದೆ. ಸುವ್ಯವಸ್ಥಿತ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ. ಅದರಲ್ಲೂ ಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ, ಇವನ್ನು ಕಾಣಲು ಸಾಧ್ಯವೇ ಇಲ್ಲ. ಈ ರೀತಿಯ ಕಾಲನಷ್ಟವನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುವ ಹೊಣೆ ಅಧಿಕಾರಿಯದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ.

ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸ

ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸದಿಂದ ಆಗುವ ಬಳಲಿಕೆಯನ್ನು ಆದಷ್ಟು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಿದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ತಪ್ಪಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು, ಕಡಿಮೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವುದು, ಕೆಳದರ್ಜೆಯ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವುದು ಮುಂತಾದವನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಬಹುದು. ಕೆಲಸವನ್ನು ಸರಳ ಮತ್ತು ಸುಲಭಗೊಳಿಸುವುದರಿಂದ ಮಾನಸಿಕ ಮತ್ತು ದೈಹಿಕ ಬಳಲಿಕೆಯನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಬಹುದು. ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಹಿತಕರವಾದ ಬೆಳಕಿನ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಇರಬೇಕು. ಇದು ಉದ್ಯೋಗಿಯ ದೈಹಿಕ ಮತ್ತು ಮಾನಸಿಕ ಶ್ರಮವನ್ನು ಬಹಳ ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಸರಿಯಾದ ಬೆಳಕಿನ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಿಂದ ಉತ್ಪಾದನೆಯನ್ನು ಶೇ. 20ರಷ್ಟು ಹೆಚ್ಚಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಸಂಶೋಧನೆಗಳಿಂದ ಸ್ಥಿರಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ. ಬೆಳಕಿನ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯೇ ಅಲ್ಲದೆ ಗೋಡೆಗಳಿಗೆ ಹಚ್ಚುವ ಬಣ್ಣವೂ ಕಣ್ಣುಗಳಿಗೆ ಒಂದು ರೀತಿಯ ತಂಪನ್ನು ನೀಡಬೇಕು. ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಗಾಳಿಗೆ ಹೆಚ್ಚು ಅವಕಾಶವಿರಬೇಕು. ಹೀಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಂದ ಹೆಚ್ಚು ಕೆಲಸ ಪಡೆಯಬಹುದು.ಗದ್ದಲಮಯ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಂದಗತಿಯಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ವಕ್ರರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಗಬಹುದು, ಶಬ್ದ ಆದಷ್ಟು ಕಡಿಮೆಯಿರುವಂತೆ ಪ್ರಯತ್ನಿಸಬೇಕು. ಸುಮಧುರ ಸಂಗೀತ ಕೆಲಸಗಾರನ ಕೆಲಸದ ಗತಿಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬ ವಿಷಯವನ್ನು ಕಂಡುಕೊಳ್ಳಲಾಗಿದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಮಂದವಾದ, ಮಧುರವಾದ ಹಿನ್ನೆಲೆ ಸಂಗೀತವಿದ್ದಲ್ಲಿ ಒಳ್ಳೆಯದೆಂದು ಭಾವಿಸಲಾಗಿದೆ.ಇದೇ ಅಲ್ಲದೆ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಕೊಡುವ ಪೀಠೋಪಕರಣಗಳು ಸುಖಪ್ರದವಾಗಿದ್ದು ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಸಹಾಯಕವಾಗಿರಬೇಕು. ಕೆಲಸದ ಮಧ್ಯೆ ಸ್ವಲ್ಪ ವಿರಾಮ ನೀಡಿದಲ್ಲಿ ಬಳಲಿಕೆಯನ್ನು ನಿವಾರಿಸಿಕೊಂಡು ಮತ್ತೆ ಹೆಚ್ಚು ದಕ್ಷತೆಯಿಂದ ಕೆಲಸ ಮುಂದುವರಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.

ಕೇಂದ್ರೀಕರಣ

ಕಚೇರಿಯ ಕೆಲಸವನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸುವುದರಿಂದ ಅನೇಕ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಮಿತವ್ಯಯ ಸಾಧಿಸಬಹುದು. ಇಂದಿನ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚುಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಯಂತ್ರಗಳನ್ನು ಉಪಯೋಗಿಸುತ್ತಿರುವುದರಿಂದ ಕೆಲಸದ ಕೇಂದ್ರೀಕರಣ ಹೆಚ್ಚಾಗುತ್ತಿದೆ. ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಕೇಂದ್ರೀಕರಣವಿರುವ ವಿಭಾಗಗಳೆಂದರೆ ಲೆಕ್ಕದ ವಿಭಾಗ, ಹಣಕಾಸು ವಿಭಾಗ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವಿಭಾಗ, ಕೊಳ್ಳುವ ಮತ್ತು ಮಾರುವ ವಿಭಾಗ, ಮತ್ತು ಬೆರಳಚ್ಚು ವಿಭಾಗ, ಇದರಿಂದಾಗಿ ಆ ವಿಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವವರು ಹೆಚ್ಚು ನಿಷ್ಣಾತರಾಗಿ ಚೆನ್ನಾಗಿ ಮತ್ತು ಸುಗಮವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಸಹಾಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಅದೂ ಅಲ್ಲದೆ ಕಾಲವಿಳಂಬ ಕಡಿಮೆಯಾಗುತ್ತದೆ. ಕಡಿಮೆ ಜನಗಳನ್ನು ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದರಿಂದ ಖರ್ಚಿನ ಉಳಿಕೆಯಾಗುತ್ತದೆ. ಮುಖ್ಯಸ್ಥನಿಗೆ ಆವಶ್ಯವಾದ ಮತ್ತು ರಹಸ್ಯ ಕಲಾಪಗಳ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಬಿಟ್ಟು ಉಳಿದೆಲ್ಲ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಕೇಂದ್ರೀಕೃತಗೊಳಿಸಿದಲ್ಲಿ ಮಿತವ್ಯಯ ಹೆಚ್ಚು ಸಾಧಿಸಬಹುದು.ಕಚೇರಿಯ ಸಲಕರಣೆಗಳ ಸರಿಯಾದ ಉಪಯೋಗದಿಂದಲೂ ಮಿತವ್ಯಯ ಸಾಧ್ಯ. ಹೆಚ್ಚು ಬೆಲೆಯ ಯಂತ್ರಗಳು ಬೇಕೇ ಆಗಿದ್ದ ಪಕ್ಷದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಅವನ್ನು ಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಇಲ್ಲದಿದ್ದಲ್ಲಿ ಅವನ್ನು ಬಾಡಿಗೆಯ ಮೇಲಾಗಲಿ ಬೇರೊಬ್ಬರೊಡನೆ ಸಹ ಭಾಗಿತ್ವದಲ್ಲಿಯಾಗಲಿ ಪಡೆದು ಉಪಯೋಗಿಸಬಹುದು. ಇದರಿಂದಾಗಿ ಆರಂಭಿಕ ಖರ್ಚಿನ ಉಳಿತಾಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಮುಂದೆ ಸಂಸ್ಥೆ ಚೆನ್ನಾಗಿ ಬೆಳೆದಾಗ ಅಂಥ ಭಾರಿ ಬೆಲೆಯ ಯಂತ್ರಗಳನ್ನು ಕೊಳ್ಳಬಹುದು.

ಸಾಮಗ್ರಿ ಹಂಚಿಕೆಯ ಕಾರ್ಯದ ಕೇಂದ್ರೀಕರಣ

, ಸಣ್ಣ ಸಣ್ಣ ಮೊತ್ತದಲ್ಲಿ ಅದರ ಹಂಚಿಕೆ ಮತ್ತು ಸೂಕ್ತವಾದ ನಮೂನೆಗಳ (ಫಾರಂ) ಬಳಕೆ-ಇವುಗಳಿಂದ ಶ್ರಮವೂ ಸಮಯವೂ ಹಣವೂ ಉಳಿತಾಯವಾಗುತ್ತವೆ. ಅನಾವಶ್ಯಕ ಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುವ ನಮೂನೆಗಳು ಕಚೇರಿಯ ಕಚ್ಚಾಸಾಮಗ್ರಿ ಎಂಬುದು ಸುಳ್ಳಲ್ಲ. ಇವು ಸರಳವೂ ಪರಿಷ್ಕೃತವೂ ಆಗಿದ್ದು, ಉಪಯುಕ್ತದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಇವನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿದ್ದಾದರೆ ಸಾರ್ಥಕವೂ ಮಿತವ್ಯಯಕರವೂ ಆಗಿರುತ್ತವೆ.